Microsoft Word adalah salah satu program pengolah teks paling populer yang digunakan di seluruh dunia.
Aplikasi ini merupakan produk dari Microsoft, perusahaan pengembang komputer asal Amerika Serikat yang sudah berdiri sejak tahun 1975.
Dilansir dari situs bersamatekno.com Microsoft Word adalah aplikasi paling populer dengan pengguna sebesar 90% dari pengguna komputer di seluruh dunia.
Banyak alasan orang menggunakan aplikasi ini, di antaranya adalah kemudahan penggunaan melalui menu dan fitur tersedia, bahkan oleh pemula yang baru pertama kali menggunakannya.
Aplikasi ini juga memiliki komunitas pengguna terbesar di dunia yang mendukung pengembangan produk dengan inovasi terbaru.
Meskipun sudah banyak yang tahu tentang kemampuan program Microsoft Word untuk membuat dokumen teks yang hebat, banyak pengguna tidak menyadari potensi penuh dari menu Mailings.
Menu ini, sering dianggap sebagai fitur tersembunyi, namun sebenarnya fungsi menu Mailings pada Microsoft Word sangat berguna. Simak penjelasan lengkap menu Mailings di bawah ini.
Pengertian Mailings dan Fungsinya
Pengertian Mailings pada Microsoft Word adalah salah satu menu Microsoft Word yang memiliki fokus pada pembuatan dan pengelolaan dokumen yang terkait dengan surat, mencetak amplop, label, penggabungan data, dan pengiriman surat massal.
Menu Mailings menyediakan berbagai tools dan fitur yang memungkinkan pengguna untuk menggabungkan data dari berbagai sumber ke dalam dokumen Word, membuat surat dan amplop yang dioptimalkan, serta mencetak label dengan mudah.
Fungsi menu Mailings pada Microsoft Word utamanya digunakan ketika Anda dalam situasi perlu membuat banyak salinan dokumen yang serupa, dengan sedikit perubahan dalam setiap dokumen.
Menu ini membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam menghasilkan dokumen-dokumen yang memerlukan personalisasi atau penggunaan data yang bervariasi.
Dengan menggunakan tools dan fitur yang disediakan dalam menu ini, kamu bisa menghemat waktu dan usaha dalam pembuatan dan pengelolaan dokumen-dokumen semacam itu.
Sub Menu Mailings
Fungsi dari fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word adalah untuk membuat surat massal dalam format dan isi yang sama, namun untuk tujuan pengiriman yang berbeda.
Dengan menggunakan menu yang memiliki berbagai jenis sub menu, kamu bisa membuat dan mengelola banyak dokumen dalam waktu bersamaan secara efisien.
Berikut ini beberapa sub menu yang tersedia pada menu Mailings di Microsoft Word beserta fungsinya.
1. Start Mail Merge (Mulai Penggabungan Surat)
Kamu bisa menggunakan sub menu ini untuk memulai proses penggabungan surat atau dokumen, memilih jenis dokumen yang ingin kamu buat.
2. Select Recipients (Pilih Penerima)
Kamu bisa memilih sumber data yang akan digunakan dalam penggabungan surat atau dokumen, seperti daftar kontak atau spreadsheet.
3. Edit Recipient List (Edit Daftar Penerima)
Sub menu ini memungkinkan kamu untuk memeriksa, mengedit, dan menyaring daftar penerima sebelum menggabungkan dokumen akhir.
4. Write & Insert Fields (Menulis & Memasukkan Lapangan)
Kamu bisa menambahkan lapangan penggabungan ke dokumen teks untuk memasukkan data yang sesuai dari sumber data.
5. Preview Results (Pratinjau Hasil)
Dengan menggunakan sub menu ini, kamu bisa melihat tampilan pratinjau dokumen yang digabungkan sebelum mencetak atau mengirimnya.
6. Finish & Merge (Selesaikan & Gabungkan)
Sub menu ini berfungsi untuk menyelesaikan proses penggabungan surat dan menghasilkan dokumen akhir, seperti surat individu atau label yang telah diisi dengan data yang sesuai.
7. Finish & Merge to Email (Selesaikan & Gabungkan ke Email)
Dengan menggunakan sub menu ini, kamu bisa menggabungkan dokumen dan mengirimnya sebagai email kepada penerima yang tercantum dalam daftar yang sudah kamu buat.
8. Finish & Merge to Printer (Selesaikan & Gabungkan ke Printer)
Sub menu ini memungkinkan kamu untuk menggabungkan dokumen dan mencetaknya secara langsung dari aplikasi.
9. Edit Individual Documents (Edit Dokumen Individu)
Kamu bisa membuka dokumen yang telah digabungkan untuk diedit secara individu melalui sub menu edit dokumen individu.
10. Start Envelopes (Mulai Amplop)
Sub menu ini berfungsi untuk memulai proses pembuatan amplop dengan alamat pengirim dan penerima yang sesuai.
11. Insert Address Block (Masukkan Blok Alamat)
Jika kamu harus menambahkan blok alamat ke dokumen, kamu bisa menggunakan fitur ini pada pengiriman amplop.
12. Insert Greeting Line (Masukkan Baris Salam)
Sub menu Mailings ini berfungsi untuk menambahkan baris salam atau pembuka yang sesuai dengan penerima dalam surat.
13. Insert Merge Field (Masukkan Lapangan Penggabungan)
Menggunakan sub menu ini, memungkinkan kamu bisa menambahkan lapangan penggabungan, seperti nama atau alamat, ke dalam dokumen.
14. Rules (Aturan)
Sub menu ini memungkinkan kamu mengatur aturan atau kondisi khusus yang mempengaruhi bagaimana dokumen digabungkan.
15. Match Fields (Cocokkan Lapangan)
Fungsi sub menu ini untuk mengaitkan lapangan dalam dokumen dengan data yang sesuai dalam sumber data.
16. Update Labels (Perbarui Label)
Melalui sub menu ini, kamu bisa menggunakan data dari sumber data yang diperbarui untuk mencetak label baru.
17. Insert Merge Field (Masukkan Lapangan Penggabungan)
Sub menu ini berfungsi untuk menambahkan lapangan penggabungan ke dalam label yang akan dicetak.
18. Highlight Merge Fields (Sorot Lapangan Penggabungan)
Fungsi sub menu Mailings ini adalah untuk membantu mengidentifikasi lapangan penggabungan dalam dokumen.
19. Rules (Aturan)
Kamu bisa mengatur aturan atau kondisi khusus dalam penggabungan label dalam dokumen melalui sub menu ini.
20. Preview Results (Pratinjau Hasil)
Melalui sub menu ini, kamu bisa melihat tampilan pratinjau label yang akan dicetak.
21. Finish & Merge (Selesaikan & Gabungkan)
Dengan menggunakan sub menu ini, kamu bisa menggabungkan data dari sumber ke dalam label dan mencetaknya.
Fungsi Mailings pada Microsoft Word memberikanmu kemudahan untuk mengelola berbagai jenis dokumen yang melibatkan penggabungan data, pembuatan amplop, mencetak label, dan pengiriman surat massal.
Dengan memahami fungsionalitas dari berbagai sub menu ini, kamu bisa mengoptimalkan proses pengolahan dokumen, meningkatkan efisiensi, dan menghasilkan dokumen yang terpersonalisasi dengan lebih mudah.
