Menghasilkan dokumen yang teratur dan rapi adalah suatu hal yang sangat penting.
Terstruktur dan rapi dapat memberikan kesan yang positif dan profesional kepada mereka yang membaca atau menilai dokumen Anda.
Ini sangat penting terutama ketika Anda menghadapi dokumen-dokumen yang berisi informasi penting seperti surat, laporan bisnis, proposal, akta perjanjian, dan banyak lainnya.
Ketika seseorang melihat dan membaca dokumen yang berantakan, kesan yang diberikan adalah bahwa dokumen tersebut telah disusun dengan sembarangan.
Tidak hanya masalah ketikan yang perlu diperhatikan, tetapi juga tata letak spasi dalam dokumen.
Spasi yang berantakan dapat sangat memengaruhi kesan keseluruhan dari sebuah dokumen.
Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa dokumen Anda tidak hanya bebas dari kesalahan tata bahasa dan tata letak, tetapi juga rapi dan mudah dibaca.
Spasi yang berantakan pada file dokumen Microsoft Word memang sangat mengganggu. Hal ini dapat terjadi akibat beberapa faktor.
Salah satunya adalah ketika kita mencoba menyalin dan menyisipkan teks dari berbagai sumber di laman website ke dalam dokumen Word.
Hasilnya, teks seringkali menjadi tidak teratur dan kacau.
Masalah utamanya adalah jarak spasi antara kata-kata yang menjadi terlalu renggang dan lebar dibandingkan yang semestinya, atau malah sebaliknya menjadi sangat rapat hingga ketikan tampak terpotong/tertutup.
Tentu saja hal ini sangat menjengkelkan dan merusak kerapian dokumen.
Namun, pengalaman seperti ini bukan hanya disebabkan oleh copy-paste dari internet saja.
Terkadang, ketika kita membuka dokumen di versi Word yang berbeda, hal tersebut juga bisa muncul.
Spasi berantakan ini juga bisa terjadi Ketika Anda mengolah file Word yang sebelumnya diekstrak dari file PDF.
Lantas bagaimana cara kita untuk dapat mengatasi masalah setiap kata dalam dokumen Word yang memiliki spasi yang terlalu lebar atau terlalu rapat?
Mungkin banyak di antara kita yang telah merasa frustasi ketika belum menemukan solusi yang efektif.
Jika kita mencoba memperbaiki setiap kata satu per satu, secara manual, tentu akan memakan waktu yang sangat lama.
Bayangkan saja jika kita harus memperbaiki kata per kata di dokumen berpuluh-puluh halaman? Satu saja bisa bikin frustasi dan stress.
Oleh karena itu, pada artikel kali ini kita akan membahas 6 cara memperbaiki spasi yang berantakan pada dokumen Anda dengan mudah, cepat dan tepat.
Mengatur spasi yang berantakan dengan Clear Formatting
Cara pertama ini bisa Anda lakukan ketika isi ketikan benar-benar berantakan bahkan ada tulisan yang tampak tertutup atau terpotong.
Maka kita harus mengubah format file tersebut terlebih dahulu menggunakan menu Clear Formatting.
- Buka File Word yang akan dirapikan
- Pada toolbar klik Home lalu klik tanda panah di kotak Styles seperti pada gambar di bawah ini.
- Akan muncul beberapa pilihan format kata/kalimat kemudian Anda pilih Clear Formatting sepeti dibawah ini.
- Setelah format awal dibersihkan atur spasi berlebih dengan menggunakan menu Find and Replace. Cara mudah cara mengatasi spasi berantakan di word adalah dengan cara menekan Ctrl + H secara bersamaan pada keyboard Anda, maka akan muncul kotak seperti ini, lalu klik Replace.
- Di kolom bagian atas (Find What🙂 isikan dengan dua buah spasi, lalu kolom di bawahnya (Replace With🙂 isi dengan satu buah spasi. Kemudian Klik Replace All. Maka dokumen Anda pun rapi.
Mengatur spasi yang berantakan di bagian Karakter
Cara kedua merapikan ini juga bisa merapikan file dokumen yang terlalu rapat. Anda bisa mempraktikkannya dengan mudah.
- Pada Keyboard, tekan Ctrl+ A bersamaan, lalu arahkan mouse ke ikon mengatur paragraf di toolbar Home pada Microsoft Word Anda.
- Akan muncul pilihan seperti pada gambar mulai 1.0 sampai 3.0, ini adalah ukuran jarak spasi antar karakter dan baris kalimat. Silakan pilih sesuai kebutuhan, maka hasil ketikan Anda menjadi lebih berjarak dan terlihat rapi.
Mengatur Spasi Yang Berantakan Dengan Advanced Spacing
Cara selanjutnya adalah dengan melakukan pengaturan settingan Font. Pertama, pada file word Anda klik menu Home, kemudian klik tanda panah pada kolom Font.
Atau dengan cara tekan Ctrl + D pada keyboard Anda, maka akan muncul kotak seperti berikut ini, lalu klik panah pada kolom Spacing.
Pada pilihan yang muncul, ada Normal, Expanded, dan Condensed.
Normal artinya jarak spasi bawaan file Word, Expanded artinya jarak spasi yang lebih lebar dan Condensed jarak spasi yang lebih sempit dari bawaan file Word Anda.
Silakan pilih Expanded jika spasi di lembar dokumen Anda terlalu kecil atau sempit, dan pilih Condensed jika spasi file Word Anda terlalu lebar atau jauh jaraknya. Dokumen akan otomatis berubah sesuai dengan kebutuhan Anda.
Mengatur Spasi Yang Berantakan Dengan Ubah Format File
Cara berikut ini dapat Anda lakukan jika ternyata seri file Word yang sedang Anda olah memiliki format berbeda dengan Microsoft Word pada PC/laptop yang digunakan.
Maka, Anda perlu mengubah jenis file-nya dengan cara melakukan penyimpanan ulang.
- Pada toolbars word klik File, lalu klik Save As
- Setelah itu akan muncul pilihan kolom folder tempat Anda menyimpan file tersebut. Setelah memilih folder, akan muncul kotak pilihan untuk nama dan jenis file. Ganti nama file di kotak File Name kemudian pada kolom Save as Type pilih word document 97-2003 template seperti di bawah ini, lalu klik Save.
Mengatur Spasi Yang Berantakan Dengan Notepad
Anda merasa pusing dengan isi dokumen Word yang baru disalin dari PDF atau file Word tersebut merupakan hasil ekstrak dari file PDF?
Maka Anda bisa melakukan format ulang dokumen dengan menggunakan aplikasi Notepad dari PC/Laptop Anda. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Buka file Word baru/Blank Document.
- Buka Notepad Anda bisa mencarinya di menu pencarian pada Home Start, lalu klik Open.
- Blok bagian yang ingin disalin/Copy, kemudian Paste ke lembar Notepad tadi.
Kemudian Anda bisa mengatur dan merapikan teksnya lalu copy kembali teks dari Notepad tadi dan Paste-kan ke file Word kosong Anda.
Hasilnya akan jauh lebih rapi dibandingkan dengan Anda hanya copy paste langsung dari PDF ke file Word, silakan dicoba!
Menggunakan Fitur Check Compatibility
Selain berbagai cara di atas, Anda juga bisa melakukan pengaturan kerapian spasi dengan cara menggunakan fitur Check Compatibility pada Microsoft Word yang ada di PC/Laptop Anda.
Apalagi file word tersebut merupakan hasil download dari internet atau file kiriman dari jenis PC/Laptop berbeda sistem dan Windows-nya.
Berikut kami jelaskan langkah-langkahnya secara lengkap:
- Buka dokumen yang ingin diperbaiki.
- Pada toolbars, klik menu File maka akan muncul kotak seperti di bawah ini. Setelah itu klik Info (no. 1), kemudian klik Check for Issues (no.2), lalu pada pilihan yang muncul silakan Anda klik Check Compatibility (no. 3).
- Setelah melewati step di atas, akan muncul kotak baru dengan berbagai pilihan seperti di bawah ini. Klik Select version to show untuk melihat jenis Microsoft Word yang kompatibel dengan sistem pada PC/laptop Anda. Silakan centang yang sesuai kemudian klik OK. Maka format dokumen akan berubah sesuai dengan Microsoft Word yang ada di PC/laptop tersebut.
Penutup
Dengan langkah-langkah praktis di atas, Anda dapat dengan mudah memperbaiki spasi yang berantakan di dokumen Word Anda.
Salah satu solusi terbaik adalah menggunakan Clear Formatting untuk merapikan tampilan dokumen Anda.
Selain itu, Anda dapat mengatur spasi karakter dan paragraf untuk menyesuaikan jarak antara kata-kata dan baris dalam dokumen.
Dengan mengikuti tips dan trik yang telah kami bagikan, Anda dapat dengan cepat dan efektif memperbaiki spasi yang berantakan dalam dokumen Word Anda, sehingga hasil akhirnya lebih rapi dan profesional.
Semoga artikel ini bermanfaat dalam memudahkan pekerjaan Anda dengan Microsoft Word.
F.A.Q
Kenapa tulisan di Word renggang?
Ada banyak faktor yang menjadi penyebab spasi yang tidak rapi atau terlihat renggang pada dokumen di Microsoft Word.
Mulai dari faktor luar maupun faktor kesalahan Anda saat mengetik. Untuk yang faktor luar diantaranya adalah sebagai berikut:
- Format file Word yang sedang diolah berbeda dengan sistem Microsoft Word pada PC/laptop yang digunakan. File Word ini biasanya hasil download dari internet atau hasil kiriman dari perangkat lain.
- Selain itu bisa juga karena Anda mengetik pada file Word yang sebelumnya merupakan hasil ekstrak dari file PDF. Biasanya memang ada file PDF yang diatur agar susah di-copy paste atau hasilnya akan berantakan saat diekstrak. Ini terjadi jika Anda mendapatkan file tersebut dari hasil download dari website tertentu yang terlindungi.
- Bukan hanya itu saja, ketika Anda meng-copy teks artikel dari website, dan langsung menempelkannya/Paste ke file word Anda, biasanya tulisan akan terlihat tidak rapi, berwarna atau terblok. Untuk itu perlu melakukan pengaturan ulang atau format tulisan agar dokumen menjadi lebih rapi dan enak dibaca.
Faktor internal, bisa juga karena kesalahan saat mengetik.
Mungkin Anda tanpa sengaja menekan tombol spasi lebih dari satu kali, sehingga tulisan terlihat renggang dan tidak rapi, atau salah pengaturan enter.
Biasanya jika Anda klik tanda pada menu Paragraph di toolbars Word, akan muncul jumlah spasi dan enter pada dokumen.
Sehingga Anda bisa melihat mana letak Spasi dan Enter yang salah.
Writerpreneur, Blogger
Hai, aku Otip. Aku seorang Content Editor di InboundID. Aku senang membahas hal yang berkaitan dengan kecantikan, teknologi, dan game.
Namun, sesekali juga asik menjelajahi pop culture dan budaya. Selain mengulas artikel, aku juga memiliki keahlian di bidang Content Marketing dan Inbound Marketing.
