Ketika membuka lembar kerja atau dokumen baru pada Microsoft Word, Anda pasti menemukan berbagai menu yang bisa Anda gunakan.
Salah satu di antara menu tersebut adalah Mailing. Dalam Mailing terdapat berbagai pilihan yang memiliki fungsinya masing-masing, diantaranya adalah Mail Merge,
Lantas, apa sebenarnya Mail Merge ini dan bagaimana cara membuat mail merge menggunakan Microsoft Word?
Ayo cari tahu langkah-langkahnya dalam ulasan berikut ini!
Apa Itu Mail Merge Pada Microsoft Word
Seperti yang sudah disebutkan di atas, mail merge adalah salah satu fitur di Microsoft Word.
Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat dokumen massal dengan personalisasi untuk setiap penerima.
Secara umum, fitur mail merge bekerja dengan menggabungkan teks dan data dari dua sumber yakni:
- Dokumen utama yaitu dokumen yang berisi teks dan format yang sama untuk semua dokumen yang akan dihasilkan.
- Daftar penerima, yakni data yang akan digunakan untuk mempersonalisasi setiap dokumen. Daftar penerima ini dapat berupa file Excel, file teks, atau bisa juga database.
Dengan menggunakan mail merge, Anda dapat membuat dokumen massal dengan cepat dan mudah, seperti surat, undangan, label, atau amplop.
Anda hanya perlu membuat dokumen utama sekali saa, lalu Anda dapat menggunakan daftar penerima untuk mempersonalisasi setiap dokumen.
Berikut adalah contoh penggunaan mail merge:
- Anda ingin mengirim surat kepada semua pelanggan untuk menawarkan diskon. Anda dapat menggunakan mail merge untuk membuat surat yang berisi nama dan alamat setiap pelanggan.
- Anda ingin membuat label undangan untuk pesta ulang tahun. Dengan menggunakan mail merge, Anda dapat membuat label yang berisi nama setiap tamu yang diundang.
- Anda ingin mencetak sertifikat kelulusan untuk siswa di sekolah tempat Anda mengajar. Anda bisa menggunakan mail merge untuk membuat sertifikat yang berisi nama dan nilai setiap siswa.
Inilah 9 Cara Membuat Mail Merge di Word
Setelah mengetahui apa itu mail merge, selanjutnya Anda bisa menerapkannya dengan mengikuti beberapa langkah sebagai berikut:
Buka dokumen utama
Langkah pertama dalam 9 cara mail merge yang perlu Anda lakukan adalah membuat dokumen utama.
Dokumen utama adalah dokumen yang akan berisi teks dan format yang sama untuk semua dokumen yang akan dihasilkan.
Anda dapat membuat dokumen utama dari awal atau menggunakan template yang sudah ada.
Buka tab Mailings
Di tab Mailings, Anda akan menemukan berbagai alat yang dapat Anda gunakan untuk membuat mail merge.
Klik Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge
Menu Step-by-Step Mail Merge Wizard inilah yang akan memandu Anda melalui proses mail merge satu per satu.
Pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat
Selanjutnya, Anda dapat memilih untuk membuat surat, email, label, atau amplop.
Pilih dokumen utama Anda
Dokumen utama yang Anda pilih akan digunakan sebagai dasar untuk dokumen massal yang akan dihasilkan.
Pilih daftar penerima Anda
Daftar penerima dapat berupa file Excel, file teks, atau database.
Masukkan merge field ke dalam dokumen utama Anda
Merge field adalah placeholder untuk data dari daftar penerima. Anda dapat memasukkan merge field dengan melakukan klik Insert Merge Field, lalu memilih merge field yang ingin Anda masukkan.
Preview dokumen yang akan dihasilkan
Anda dapat menggunakan preview atau pratinjau untuk mengecek bagaimana dokumen akan terlihat dengan data dari daftar penerima.
Selesaikan mail merge
Setelah semua langkah di atas Anda jalankan maka Anda bisa menyelesaikan mail merge. Untuk menyelesaikannya Anda dapat mencetak dokumen massal atau menyimpannya sebagai file.
Saat membuat mail merge ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, yaitu:
- Pastikan daftar penerima Anda lengkap dan akurat. Daftar penerima adalah kunci untuk mail merge yang sukses. Daftar ini harus berisi semua informasi yang Anda butuhkan untuk mempersonalisasi dokumen Anda, seperti nama, alamat, dan nomor telepon.
- Pratinjau dokumen yang akan dihasilkan sebelum Anda menyelesaikan mail merge. Pastikan dokumen tersebut sudah sesuai dengan harapan Anda.
Dengan mengikuti tips ini, Anda pasti dapat menggunakan mail merge untuk membuat dokumen massal yang profesional dan personal.
F.A.Q
Langkah-langkah membuat mail merge di Microsoft Word?
Untuk membuat mail merge Anda bisa menggunakan 9 cara seperti yang sudah dijelaskan di atas, yakni:
- Membuka dokumen utama
- Membuka tab Mailing -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge
- Kemudian pilih jenis dokumen
- Selanjutnya pilih dokumen utama
- Lalu pilih daftar penerima
- Masukkan merge field
- Preview dokumen yang dihasilkan
- Selesaikan proses mail merge dengan mencetak massal atau menyimpannya sebagai file
Selamat mencoba!
Writerpreneur, Blogger
Hai, aku Otip. Aku seorang Content Editor di InboundID. Aku senang membahas hal yang berkaitan dengan kecantikan, teknologi, dan game.
Namun, sesekali juga asik menjelajahi pop culture dan budaya. Selain mengulas artikel, aku juga memiliki keahlian di bidang Content Marketing dan Inbound Marketing.
