Fitur Text To Columns di Excel

Banyak kasus data Excel yang harus dipisahkan ke beberapa kolom. Pada kasus seperti ini menu Text to Columns (Teks ke Kolom) akan sangat membantu.

Siapa saja bisa dengan mudah memisahkan data di Excel dengan memanfaatkan karakter tertentu. Bisa juga memisahkan data dari file dengan format CSV (Comma Separated Values).

Cek bagaimana cara lengkap untuk menggunakannya supaya pemisahan data dalam Excel semakin mudah.

2 Macam Cara Split Cell di Excel dengan Fitur Text To Columns

Split Cell adalah fitur untuk memisahkan sel dalam Excel dan juga Google Sheet. Fitur ini sangat membantu untuk membagi konten dalam dua sel atau lebih yang terpisah.

Adanya pembagian sel ini membuat analisa dari data yang dibuat jadi lebih mudah. Membaca data di Excel pun tidak akan sulit bagi siapa saja.

Cara memisahkan data di Excel menggunakan fitur ini dibagi menjadi dua jenis yaitu:

1. Delimiter

Delimiter adalah karakter atau urutan karakter yang memisahkan isi sel atau kolom menjadi beberapa bagian atau sel yang berbeda.

Fitur “Teks ke Kolom” menggunakan pembatas untuk menentukan cara membagi data. Misalnya, jika ada kolom dengan nama dalam format “Nama Depan, Nama Belakang,” dan ingin membaginya menjadi beberapa kolom terpisah.

Tanda koma (,) dalam hal ini adalah pembatasnya. Selain koma (,) ada pembatas yang umum digunakan antara lain:

Tab (\t): Digunakan ketika data dipisahkan oleh tab.
Titik koma (;): Digunakan di beberapa wilayah sebagai alternatif koma.
Spasi ( ): Digunakan ketika data dipisahkan oleh spasi.

Pembatas Khusus Lainnya: Anda dapat menentukan karakter atau urutan karakter apa pun sebagai pembatas khusus.

2. Fixed Width

Pada Microsoft Excel, opsi Fixed Width dalam fitur Teks ke Kolom digunakan ketika ada data yang diatur dalam kolom dengan panjang karakter yang konsisten.

Data tersebut kemudian ingin dibagi berdasarkan posisi karakter tertentu, bukan Delimiter. Hal ini biasa terjadi ketika berurusan dengan data yang diratakan dalam tabel dengan lebar kolom tetap meskipun jarang untuk digunakan.

Misalnya ada data berupa Nomor ID yaitu “ID135SBY” kemudian di baris berikutnya “ID258JKT” dan begitu seterusnya data acak dengan kombinasi angka dan nomor tersebut.

Memanfaatkan fitur Fixed Width ini maka data dari angka dan huruf akan terpisah di kolom yang berbeda.

8 Cara Memisahkan Isi Cell Berdasarkan Delimiter

Memisahkan data menggunakan delimiter adalah hal yang paling sering dilakukan karena banyak data dengan pemisahan koma (,), titik koma (;) dan sejenisnya.

Pada cara memisahkan kata di Excel ini contohnya adalah “Nama Depan, Nama Belakang, Alamat”. Ada tiga data yang masing-masing ingin dipisahkan, maka caranya adalah:

1. Pilih Sel

Langkah pertama dimulai dengan memilih sel atau beberapa sel yang berisi data yang ingin dipisahkan.

Pastikan bahwa tidak ada data lain yang ditindih melainkan hanya data yang akan dipisahkan saja. Misalnya saja data berada di kolom A, maka blok dari data berkolom A2, A3, A4 dan seterusnya sampai data habis.

2. Membuat Sel untuk Menempatkan Data Terpisah

Selanjutnya adalah membuat kolom yang digunakan untuk tempat data masing-masing yang telah terpisah.

Mengingat datanya ada tiga yaitu “Nama Depan, Nama Belakang, Alamat”, maka buatlah tiga kolom yang berada di satu tab dengan kolom tersebut.

3. Buka Tab Data

Arahkan kursor ke tab Data yang ada di bagian tab Excel yakni di deretan atas layar. Klik menu tersebut sampai muncul berbagai menu lainnya.

Kemudian klik lagi menu Group Data Tools sampai muncul menu lainnya kembali.

4. Klik Teks ke Kolom

Usai klik Data, maka carilah menu Text to Columns yang bisa langsung diklik. Saat diklik, maka tidak lama akan muncul pop up menu untuk pengaturan pemisahan masing-masing datanya.

5. Memilih Tipe Data

Halaman pop up yang muncul adalah Convert to Text Column Wizard. Pada menu ini klik langsung menu Delimited untuk memisahkan data berdasarkan karakter seperti koma.

Klik Next untuk masuk ke halaman menu pop up selanjutnya.

6. Pengaturan Delimiter

Saat muncul menu pop up selanjutnya, ada beberapa langkah pengaturan yang bisa dilakukan. Pertama adalah menentukan pembagian sel akan dipecah menjadi beberapa kolom.

Karena ada tiga data maka pembagiannya menjadi tiga dan menggunakan koma. Maka centang pada bagian Comma. Pada halaman ini akan muncul data preview yang memperlihatkan hasil pemisahan dari masing-masing data. Jika sudah benar maka langsung saja klik Next.

Langkah terakhir adalah untuk menentukan hasil pembagian sel. Ada beberapa pilihan yaitu General, Text dan Date. Apabila ada tanggal pada data klik pada menu Date dan atur tampilan tanggal di kolom sebelahnya. Preview hasil akhir juga akan ditampilkan pada langkah terakhir.

Jika sudah benar langsung saja untuk klik Finish.

7. Pilih Tujuan

Usai melakukan langkah keenam, masih ada lagi pop up menu yang muncul yaitu menentukan tujuan peletakkan data yang sudah diubah ini.

Ada beberapa opsi yaitu menindih data lama yang telah tersedia sehingga data akan hilang. Bisa juga diletakkan di tab atau lembar kerja yang baru.

Mengingat tadi di awal akan diletakkan pada lembar kerja sama namun di kolom yang berbeda dari data asli, maka tinggal masukkan saja nama sel dari kolom yang telah dipersiapkan. Misalnya B2:B12.

8. Klik Selesai

Klik tombol “Selesai” untuk menerapkan perubahan setelah mengatur lokasi penempatan data sel. Cara split Excel dengan menu Delimiter akan langsung berhasil dan data akan muncul pada kolom yang telah disediakan secara terpisah.

Salah satu tips penting yang harus diperhatikan saat menggunakan fitur ini adalah memahami data yang akan dipisahkan.

Sebelum menggunakannya, hasil akhir data seperti apa yang diinginkan harus dipahami terlebih dahulu. Khususnya jika jumlah data ini cukup banyak.

Kemudian kenali apa jenis karakter pemisah dari masing-masing data tersebut karena akan menentukan hasil pemisahannya dengan benar.

Selain itu dalam Delimiter ada cukup banyak karakter pemisah yang harus dipilih menyesuaikan dengan data yang ada.

Supaya lebih mudah tidak ada salahnya untuk mencoba memisahkan data dalam jumlah kecil sebelum praktek ke data secara keseluruhan.

Manfaatkan juga data preview yang muncul di setiap menu pop up pada saat ingin menambahkan informasi karakter sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan.

Panduan Cara Memisahkan Isi Cell Berdasarkan Fixed Width

Pada kasus tertentu, misalnya saja data dari penumpang dengan karakter tertentu akan disimpan dalam satu sel. Seperti data penumpang IDA456JKT, BUDI256SBY, ANI123SMRG, dan selanjutnya.

Data seperti ini bisa saja dipisahkan ke masing-masing kolom untuk membedakan Nama penumpang, kode penumpang dan tujuan.

Jika data utama adalah seperti ini maka cara memisahkan kata di Excel dalam satu kolom menjadi tiga kolom berbeda bisa menggunakan Fixed Width.

Berikut ini beberapa langkah untuk bisa melakukannya:

1. Pilih Kolom

Buka langsung lembar kerja Excel dan juga data yang ingin dipisahkan. Bisa juga langsung ekspor data yang dimiliki ke excel jika formatnya adalah CSV jadi tidak perlu menulis data ulang.

Data ini harus diblok terlebih dahulu untuk memudahkan Excel membaca data. Pastikan hanya blok data yang ingin dipisahkan saja dan hanya dalam satu kolom.

2. Klik ke Menu Data

Sama seperti cara sebelumnya, lanjutkan dengan klik menu Data yang ada di bagian tab Excel yaitu bagian atas layar.

Lanjutkan dengan klik lagi menu Group Data Tools sampai muncul menu lainnya kembali.

3. Klik Teks ke Kolom

Pada menu Group Data Tools, pilih menu Teks ke Kolom yang telah disediakan. Tunggu sampai muncul menu pop up Convert Text to Columns Wizard.

4. Pilih Menu Fixed Width

Saat di menu Convert Text to Columns Wizard, klik di bagian menu Fixed Width dan akan muncul preview data yang tadi telah diblok pada bagian bawah pop up menu.

Jika sudah berhasil langsung saja klik menu Next.

5. Menentukan Pembagian Karakter

Berbeda dengan Delimiter yang pembagian kata berdasarkan karakter pemisah. Pada Fixed Width ini pembagian dilakukan melalui pratinjau yang muncul di pop up menu.

Pada menu selanjutnya, di bagian preview langsung saja untuk menggeser garis yang telah disediakan untuk memisahkan karakter pada kata dan huruf yang ingin dipisahkan.

Buat garis dengan cara sekali klik di bagian yang ingin dipisah. Jika ingin menghapusnya tinggal klik dua kali pada garis tersebut. Apabila ingin memindahkan garis, tinggal geser saja memanfaatkan kursor.

Jika karakter yang ingin dipisahkan ada lebih dari dua maka buat garis beberapa kali sesuai kebutuhan. Pastikan garis berada di posisi yang sudah benar kemudian klik Next.

6. Klik Finish

Tidak lama akan muncul preview pemisahan data yang bisa ditinjau ulang kembali. Klik Finish untuk langsung menyelesaikannya.

Jika benar maka perubahan data akan terjadi pada masing-masing sel yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Apabila muncul pesan “There’s already data here. Do you want to replace it” artinya pemisahan sel yang dilakukan akan mengubah data yang sudah ada karena tertindih.

Langsung saja klik OK jika tidak masalah dengan perubahan data tersebut. Jika tidak maka klik saja Cancel.

Ketika terjadi tumpang tindih data yang tidak diinginkan, artinya harus mengulang langkah dari awal lagi. Perlu adanya ketelitian pada saat menggeser garis yang berfungsi untuk memisahkan masing-masing data di satu sel.

Khusus untuk cara Fixed Width ini penempatan data yang telah diubah adalah pada lembar kerja yang lama. Jadi perlu copy file asli sehingga tidak kehilangan data aslinya.