Excel memiliki ribuan rumus serta tools yang dapat mempermudah, memperingan serta mempercepat pekerjaan. Salah satunya adalah Dropdown Excel. Cara membuat dropdown di Excel bisa Anda terapkan supaya tidak perlu memasukkan data satu per satu.
Misalnya ketika sel berisi jawan Ya atau Tidak dan P atau L. Meskipun sangat sederhana karena hanya terdiri dari satu huruf saja, lalu bagaimana jika data yang harus Anda tulis cukup bervariasi? Apakah Anda tetap akan menulisnya satu per satu secara manual?
Nah, dalam konteks tersebut Anda dapat membuat pilihan cell berbentuk dropdown list menggunakan data validation.
Fitur Data Validation pada Excel berfungsi untuk membatasi isi dari sebuah cell pada worksheet. Apakah sebatas Ya dan Tidak saja, atau P dan L saja. Selain itu, user juga dapat membatasi isi sel menggunakan fitur Data Validation dengan nilai ataupun rentang nilai tertentu seperti angka, waktu, tanggal hingga nominal untuk harga barang.
Ini membuat kemungkinan kesalahan memasukkan nilai pada sebuah cell dapat dihindari. Lantas bagaimana caranya? Bagi Anda yang sudah terbiasa membuat data dengan dropdown mungkin terkesan mudah dan sepele. Akan tetapi bagi yang baru saja mencoba fitur ini, hal tersebut akan membutuhkan ketelitian dan konsentrasi.
Cara Membuat Dropdown List Validasi Excel
Dropdown list atau yang lebih dikenal dengan combo box dapat Anda buat dengan mengikuti langkah di bawah ini:
- Pilih Sel maupun Range di mana dropdown list ingin ditampilkan.
- Setelah itu, pada tab Data, group Data Tools, pilihlah Data Validation. Anda juga dapat menggunakan tombol kombinasi shortcut Alt + A + V + V.
- Kemudian akan muncul option box Data Validation, silahkan tap dropdown pada bagian Allow dan pilih
- Selanjutnya akan muncul kotak Source, masukkan daftar atau list data yang akan diizinkan dimasukkan ke dalam cell. Misalnya saja Anda hanya memasukkan pilihan Lulus dan Tidak Lulus maka tulislah “Lulus;Tidak Lulus”.
- Setelah selesai memasukkan daftar pilihan yang dikehendaki, pastikan pada bagian Ignore blank dan In-cell dropdown telah tercentang.
- Jika diperlukan, Anda juga dapat mengatur Input Messenger untuk mengatur pesan ketika sel tervalidasi dipilih. Alert Message guna mengatur pesan yang dimunculkan ketika data yang dimasukkan salah maupun tidak sesuai dengan pengaturan validasi yang telah ditentukan.
- Tap OK dan membuat dropdown list validasi telah selesai.
List Validasi Menyesuaikan Isi Range Tertentu
Apabila list data yang digunakan cukup sedikit, misalnya hanya Laki–laki dan Perempuan, atau Ya dan Tidak, menuliskan list data pada bagian Source List Data Validation bukanlah menjadi sebuah masalah.
Akan tetapi jika data yang digunakan sangat banyak dan bervariasi, seperti nama, daftar barang, kode dan lain sebagainya, maka Anda dapat menggunakan list validasi yang menyesuaikan isi range tertentu dengan referensi range.
List tersebut dapat Anda buat pada sheet yang sama ataupun pada sheet yang berbeda. Adapun cara membuat list di Excel dengan referensi range yaitu:
- Buat list yang akan digunakan untuk dropdown terlebih dahulu. Daftar tersebut dapat Anda buat pada satu sheet atau sheet lain yang berbeda. Misalnya saja list Nama Barang dengan daftar Buku Tulis, Buku Gambar, Pensil, Penghapus, Bolpoin, Krayon.
- Selanjutnya, hampir sama seperti cara sebelumnya, pada cell yang di mana dropdown ingin ditampilkan, tap Data Validation lalu scroll ke bawah pada dropdown Allow dan pilih
- Berikutnya akan muncul kotak Source, jika sebelumnya Anda harus memasukkan list secara manual, sekarang gunakan referensi absolut yang dibuat mengarah pada range list data yang sudah dibuat.
- Selain menggunakan referensi sel, Anda juga dapat menggunakan Named Range pada Source.
- Sesuaikan hal lain yang diperlukan kemudian klik Dropdown list dengan banyak daftar data berhasil Anda buat.
Cara Edit Dropdown List Excel
Setelah selesai membuat dropdown list, lantas bagaimana jika Anda ingin menambah, mengurangi dan mengubah daftar pilihan atau dropdown list? Tenang saja, Anda dapat mengubah dropdown list dengan cara berikut ini:
- Silahkan pilih range ataupun cell yang ingin diubah dropdown list-nya.
- Kemudian aktifkan option box Data Validation dengan klik Tab Data lalu pilih Data Tools lalu klik Data Validation.
- Jika setting data validation sudah muncul, silahkan edit dropdown list yang Anda inginkan.
- Untuk menerapkan perubahan ke semua cell maupun range, jangan lupa untuk cek list pada kotak Apply these changes to all other cells with the same settings.
- Kemudian klik
Cara Menghapus Dropdown List Excel
Setelah melakukan perubahan, lalu bagaimana cara untuk menghapus dropdown list atau pilihan pada lembar kerja Excel? Caranya cukup mudah, Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah di bawah ini.
- Pilih cell ataupun range yang ingin Anda hapus dropdown list-
- Kemudian pilih tab Data lalu pada group Data Tools pilihlah Data Validation.
- jika ingin menghapus dropdown list pada semua cell yang terkait dan memiliki pilihan yang sama, maka check list pada kotak Apply these changes to all other cells with the same settings. Akan tetapi jika Anda hanya ingin menghapus cell tertentu maka abaikan dan jangan centang pada bagian tersebut.
- Setelah itu klik Clear All dan klik
Cara Membuat Dropdown List di Excel Beda Sheet
Pada kondisi tertentu dengan banyaknya data dalam sebuah sheet terkadang mengharuskan Anda untuk membuat dropdown list di Excel pada sheet yang berbeda. Tenang saja, cara membuat pilihan di Excel pada sheet yang berbeda memiliki langkah yang hampir sama dengan tutorial sebelumnya. Anda bisa perhatikan langkah demi langkahnya di bawah ini.
- Pertama buka Excel dan buat workbook
- Setelah itu buka dua sheet berbeda, sheet pertama digunakan untuk menyimpan data utama, sementara sheet kedua digunakan untuk membuat data yang ingin Anda masukkan ke dalam dropdown
- Buka sheet 2 lalu buat data list yang ingin Anda masukkan ke dalam dropdown list.
- Setelah itu blok semua cell berisi data lalu klik pada range name dan beri nama range sesuai keinginan Anda misalnya
- Kemudian masuk ke sheet 1 dan klik pada cell yang ingin Anda tampilkan dropdown list.
- Selanjutnya pilih Data dan pilih Data Validation pada group Data Tools.
- Kemudian akan muncul jendela Data Validation, klik pada dropdown Allow dan pilih
- Kemudian pada bagian Source silahkan masukkan nama range yang sudah Anda buat sebelumnya. Penulisan nama awali dengan tanda baca = misalnya =buah.
- Checklist pada bagian Apply these changes to all others cells with the same settings lalu klik
Cara Membuat Drop Down List di Excel Beda Sheet dengan Tombol Shortcut
Cara membuat dropdown list Excel di beda sheet juga bisa Anda lakukan menggunakan tombol kombinasi atau shortcut. Meskipun cara ini terkesan lebih cepat dan sederhana, namun untuk menerapkan cara ini Anda perlu menghafalkan kombinasi huruf shortcut.
Ya, nantinya Anda akan mengandalkan kombinasi huruf Shortcut untuk membuat dropdown list secara cepat dan dapat disesuaikan dengan keinginan atau kebutuhan.
Nah untuk mencobanya, Anda bisa menggunakan cara di bawah ini:
- Buka Excel dan buat worksheet baru dengan 2 sheet yang berbeda.
- Di mana sheet pertama digunakan untuk data utama dan sheet kedua untuk data yang akan Anda masukkan ke dalam dropdown list.
- Buka sheet 2 dan buat data untuk dropdown list.
- Kemudian blok range dan tap pada name range lalu beri nama range tersebut sesuai keinginan.
- Pindah ke sheet 1 dan aktifkan cell di mana Anda ingin menampilkan dropdown list.
- Kemudian klik tombol kombinasi keyboard ALT + A secara bersamaan.
- Selanjutnya klik ALT + V secara bersamaan dan tekan ALT + V
- Pada tahap ini maka opsi box Data Validation akan terbuka.
- Pada dropdown Allow pilih List dan masukkan name range pada kolom Source dengan diawali =.
- Terakhir klik Jangan lupa untuk checklist pada kotak Apply these changes to all others cells with the same settings.
Nah jadi itulah beberapa cara membuat dropdown di Excel yang bisa coba Anda terapkan. Pilih salah satu cara yang menurut Anda paling praktis dan cepat sehingga pekerjaan bisa selesai lebih cepat.
Ya, kini pekerjaan input data menjadi lebih mudah, praktis dan cepat dengan dropdown. Anda tidak perlu lagi memasukkan data secara satu persatu, tinggal klik dropdown list dan pilih data yang sesuai.
Di samping efektifitas tersebut, menggunakan dropdown di Excel juga dapat meminimalisir kesalahan input data. Yang mana hal ini sangat mungkin terjadi ketika Anda melakukan input data secara manual dan dalam jumlah besar.
Jadi, manfaatkan fitur Excel ini dengan menerapkan cara di atas. Semoga membantu!
FAQ
Bagaimana cara membuat drop down list di Excel?
Cara membuat dropdown list di Excel bisa Anda lakukan secara manual dengan mengaktifkan salah satu cell dimana Anda ingin menampilkan dropdown list lalu pilih Data kemudian Data Tools dan pilih Data Validation.
Setelah itu klik pada dropdown Allow dan pilih List.
Pada bagian Source memasukkan data pilihan yang Anda butuhkan, misalnya Laki-laki;perempuan.
Checklist pada kotak Apply these changes to all others cells with the same settings. Kemudian klik OK.
Anda juga bisa menggunakan tombol kombinasi shortcut ALT + A kemudian ALT + V + V dan lanjutkan dengan mengisi source hingga proses selesai.
Data Validation Excel gimana?
Data Validation Excel merupakan sebuah fitur atau tools pada Excel yang berfungsi untuk membatasi isi data pada sebuah cell. Data tersebut yang nantinya digunakan pada dropdown list Excel yang akan Anda buat.