Cara Belajar Microsoft Excel dengan Memahami Perhitungan Dasar

Microsoft Excel menjadi aplikasi utama untuk mencatat dan mengolah data di berbagai bidang. Agar menguasainya dengan baik, perhatikan cara belajar Microsoft Excel terutama untuk pemula. Ada beragam teknik pengolahan data dan pemodelan dalam bentuk dan grafis.

Hadirnya beragam fitur seringkali menimbulkan pertanyaan kapan harus digunakan. Simak penjelasan fitur-fitur, fungsinya dan pemahaman mendasar terkait Microsoft Excel berikut ini.

Mengenal Microsoft Excel

Sebelum membahas cara cepat belajar Microsoft Excel, Anda harus mengenal software ini terlebih dahulu. Fungsinya untuk merapikan dan mengatur data, sehingga kerap kali menjadi alat bantu untuk menghitung dan menganalisa data.

Selain itu, Microsoft Excel juga digunakan sebagai database perusahaan baik berupa data angka dan kata.

Software ini dapat Anda gunakan di berbagai bidang, seperti bisnis, keuangan, human resource, marketing dan teknologi.

Umumnya Microsoft Excel berfungsi untuk mengatur data keuangan, informasi pribadi hingga kalkulasi data. Oleh karena itu, sebaiknya Anda perlu mempelajarinya agar dapat mengikuti alur kerja perusahaan.

Perhitungan Dasar Microsoft Excel

Untuk Anda yang baru menggunakan Microsoft Excel, perlu memahami hal mendasar agar tidak bingung. Cara belajar Microsoft Excel yang pertama yaitu memahami apa yang terpampang pada software atau Spreadsheet:

• Baris merupakan bagian dari kiri ke kanan layar diwakili dengan angka berurutan dari angka 1 hingga seterusnya.
• Dari atas ke bawah layar secara vertikal dinamakan kolom. Kolom pada Excel menggunakan huruf A hingga seterusnya.
• Sel merupakan ruang kosong yang terletak di antara kombinasi kolom dan baris.

Setelah memahami hal tersebut, maka Anda bisa mempelajari perhitungan dasar pada Microsoft Excel. Untuk menghitung angka dan pengolahan data lainnya menggunakan istilah fungsi.

Fungsi merupakan rumus agar angka yang keluar sesuai dengan keinginan. Untuk membuat fungsi, Anda harus klik kotak, lalu ketik tanda “=”.

Cara belajar Microsoft Excel bisa Anda mulai dengan penambahan. Misalnya, “5 + 5 = 10” maka gunakan = terlebih dahulu, lalu ikuti dengan rumus. Selanjutnya, Anda ketik rumus “=5+5, lalu tekan Enter, maka hasilnya akan keluar angka 10.

Berikut ini tanda yang sering digunakan untuk perhitungan pada Microsoft Excel:

• Tanda “+” untuk operasi pertambahan.
• “-” untuk pengurangan.
• Gunakan tanda “*” atau SHIFT + 8 untuk mengoperasikan perkalian.
• Sedangkan garis miring atau “/” untuk melakukan pembagian.

Mempelajari Kalkulasi Cepat dengan Autosum

Selanjutnya, Anda perlu mempelajari salah satu kekuatan Excel yaitu Autosum. Kalkulasi cepat dengan Autosum dapat Anda gunakan untuk mempersingkat waktu tanpa perlu mengetahui rumus perhitungan.

Misalnya, Anda ingin menjumlahkan angka 10 pada 10 sel dalam satu kolom, klik Home> Autosum.

Selain melakukan penjumlahan, Anda bisa menggunakan fungsi-fungsi lain pada menu Autosum. Berikut penjelasan cara belajar Microsoft Excel untuk menu Autosum:

• Gunakan SUM untuk penjumlahan.
• AVERAGE jika Anda mencari nilai rata-rata.
• COUNT Numbers dapat Anda gunakan untuk memperoleh jumlah sel yang telah diseleksi.
• MAX untuk mencari nilai yang paling besar.
• Sedangkan MIN untuk mencari nilai yang paling kecil.

Bagaimana Cara Otomatisasi Data Sederhana Dalam Sel

Jika sebelumnya, Anda harus memasukkan data ke dalam sel, maka sekarang gunakan cara otomatisasi data sederhana dalam sel.

Adanya otomatisasi, Anda tidak perlu menambah data secara terus-menerus. Misalnya, Anda memiliki tabel dengan kolom nomor, jika Anda memiliki data yang banyak, maka tidak harus menulisnya satu per satu.

Cara belajar Microsoft Excel selanjutnya yaitu menggunakan fitur yang tersedia. Ikuti cara membuat urutan angka lebih praktis melalui langkah-langkah berikut:

• Ketika angka 1 pada sel pertama, lalu ketik angka 2 di bawahnya.
• Seleksi kedua angka tersebut menggunakan klik kiri, lalu tahan dari A1 hingga A2.
• Nantinya, di pojok kanan bawah ada kotak berwarna hijau. Anda bisa menggesernya ke bawah.

Excel menjadikan kedua angka tersebut sebagai referensi dan Anda bisa menemukan polanya dengan mudah.

Anda pun bisa menerapkan cara belajar Microsoft Excel tersebut pada fungsi atau rumus. Setelah Anda klik tahan dan drag, maka Excel akan secara otomatis menerapkan fungsi yang sama, namun dari sumber berbeda.

Cara Memformat Angka pada Microsoft Excel

Untuk memasukkan data dengan jenis yang berbeda, Anda bisa menerapkan fungsi memformat angka. Contohnya, 100 persen akan berbeda dengan Rp100.

Baca Juga: Format Angka di Excel

Walaupun Anda mengetikkan angka 100, namun penggunaannya berbeda. Pada Microsoft Excel, Anda bisa mengubah format angka yang tertulis sesuai kebutuhan.

Anda bisa dengan mudah melakukan formatting angka dengan langkah-langkah berikut ini:

• Untuk melakukannya, Anda harus blok terlebih dahulu angka.
• Kemudian perhatikan bagian “Number”, klik menu yang bertuliskan General.
• Lanjutkan dengan memilih format Angka sesuai kebutuhan.

Bagaimana Menggunakan Conditioning Formatting?

Cara belajar Microsoft Excel yang harus Anda pelajari selanjutnya yaitu mengolah data yang lebih interaktif lagi. Jika Anda ingin menambahkan visualisasi persentase data, maka perhatikan langkah-langkah ini:

• Jika ingin menambahkan dua jenis Conditional Formatting, maka lakukan penambahan bar dan tanda panah yang menunjukkan persentase turun atau naik.
• Kemudian, pilih opsi Conditional Formatting

Anda bisa menggunakan conditional formatting untuk format berbasis warna guna menandai, menunjukkan, dan membedakan sekelompok informasi dari sekumpulan data.

Rumus ini juga memiliki sejumlah fungsi yang bisa Anda gunakan, seperti:

1. Logika If Then

Setiap peraturan pada conditional formatting dibuat berdasarkan logika sederhana. Ketika kriteria X adalah benar, maka formatting Y dapat Anda aplikasikan pada cell tersebut.  Anda tidak perlu lagi memasukkan logika yang rumit. Cara belajar Microsoft Excel menggunakan fungsi ini sudah tersedia parameter sesuai built in.

Ketika Anda sudah mahir bahkan dapat meng-custom formula, sehingga mendapatkan format sesuai keinginan.

2. Preset Conditions

Anda juga bisa menggunakan aturan preset atau pengaturan fungsi sebelumnya untuk membantu pemula. Fungsi tersebut akan mempermudah Anda mengaplikasikan formatting sesuai kebutuhan.

3. Custom Conditions

Jika Anda berhadapan dengan situasi yang mengharuskan manipulasi preset condition, maka ciptakan peraturan yang unik. Anda mendapatkan kebebasan mengutak-atik sesuai dengan kebutuhan.

4. Multiple Condition

Fungsi terakhir yang bisa Anda aplikasikan pada sebuah perintah atau rules pada satu cell atau lebih. Aturan yang dapat Anda terapkan terdiri dari sejumlah layer menyesuaikan urutannya. Cara belajar Microsoft Excel fungsi conditional formatting akan memudahkan tim untuk terus update terhadap data.

Menggabungkan 2 Kolom atau Baris

Cara menggabungkan 2 kolom atau baris di Microsoft Excel dapat Anda lakukan dengan aplikasi atau rumus. Tujuannya untuk menyatukan lembar kerja pada Excel. Ada tiga cara menggabungkan sel di excel yang bisa Anda gunakan, antara lain:

1. Gunakan Rumus CONCAT

Pengguna Excel bisa menggabungkan kolom menggunakan rumus CONCAT. Agar tidak salah langkah, ikuti langkah-langkah berikut ini:

• Letakkan kursor di salah satu sel yang ingin Anda gabungkan datanya.
• Kemudian, ketik rumus, CONCAT menggunakan formula =CONCAT(sel1,sel2).
• Untuk mengirim perintah, tekan Enter.

2. Gunakan Rumus Ampersand

Selain menggunakan CONCAT, cara belajar Microsoft Excel untuk menggabungkan dua kolom bisa memakai Ampersand. Untuk mendapatkan hasil yang tepat, ikuti langkah-langkah menggunakan Ampersand berikut ini:

• Buka file yang akan Anda gabung kolomnya.
• Pilih sel kosong untuk menuliskan rumus Ampersand.
• Selanjutnya, ketik rumus pada kolom menggunakan formula =sel1&” “&sel2 pada sel kosong yang sudah Anda tentukan.
• Kemudian, tekan Enter.

3. Gunakan Fitur Merge

Cara belajar Microsoft Excel selanjutnya yaitu menggunakan fitur Merge. Ikuti langkah-langkah menggunakan fitur Merge berikut ini:

• Buka file yang ingin Anda gabungkan.
• Kemudian, pilih dua sel dengan cara menyeret mouse sambil menahannya.
• Cara lain yang bisa Anda gunakan yaitu menentukan sel awal, tekan dan tahan menggunakan Shift + tombol panah ke kanan.
• Klik “Merge & Center” pada tab Home, lalu klik Merge Cells.

Tips Mempelajari Microsoft Excel untuk Pemula

Biasanya, Microsoft Excel bisa Anda gunakan untuk aktivitas sehari-hari, namun untuk rumus dasar saja. Sedangkan jika Anda terjun ke dunia kerja harus memahami secara keseluruhan. Agar lancar menggunakan Microsoft Excel secara maksimal, Anda harus memahami penggunaan fitur-fiturnya.

Baca Juga: Cara Menggunakan Microsoft Excel

Berikut ini cara belajar Microsoft Excel pemula, sehingga akan memudahkan pekerjaan:

1. Membuat Spreadsheet dan Workbook

Beberapa orang masih saja kebingungan ketika harus membedakan antara Workbook dan Spreadsheet. Sederhananya, Workbook berupa file Excel yang Anda buat. Sedangkan Spreadsheet adalah dokumen-dokumen dalam satu file.

Untuk membuat Workbook baru, Anda harus menekan tombol file yang ada di bagian atas, selanjutnya ketik tombol “New Blank Workbook”. Sementara untuk menambah Spreadsheet baru, cukup tekan tombol ”+”. Selanjutnya, untuk menyusun Spreadsheet, Anda bisa tekan dan menggesernya ke sisi kiri atau kanan.

2. Memasukkan Data

Cara belajar Microsoft Excel selanjutnya yaitu memasukkan data. Untuk memasukkan data pada Excel sangatlah mudah, Anda hanya perlu klik sel atau kotak yang kosong di Spreadsheet. Jika ingin memindahkan sel, Anda tinggal menekan tombol Enter atau Tab. Selanjutnya, Anda tinggal mengetik data yang diinginkan.

3. Mengatur Tabel

Cara belajar Microsoft Excel selanjutnya yaitu mengatur tabel sesuai kebutuhan. Selanjutnya, Anda bisa mengatur border dan warnanya. Ada banyak pilihan border yang bisa Anda gunakan, klik tombol atau ikon Borders di Font Excel. Jika ingin memberi warna pada tabel, Anda pilih terlebih dahulu sel, baris atau kolom sesuai kebutuhan.

Selanjutnya, klik tombol “Fill Color” yang memiliki simbol bergambar cat, letaknya di atas Excel. Anda bisa bebas memilih warna sesuai keinginan.

4. Menyaring Data

Selain menyusun data, Anda juga bisa melakukan penyaringan atau mencari data-data tertentu. Cara belajar Microsoft Excel selanjutnya yaitu menggunakan tombol “Sort & Filter”, lalu klik Filter. Melalui cara ini, Anda dapat dengan mudah menemukan data sesuai kriteria.

Pada dasarnya cara belajar Microsoft Excel sangat mudah, namun ada banyak fungsi yang harus Anda gunakan. Mempelajarinya bertahap akan membantu Anda memahami fungsi-fungsi dasar. Terlebih lagi jika Anda akan memasuki dunia kerja, keterampilan Microsoft Excel sangat penting untuk mengolah data perusahaan.